¿Cómo hacer gestión eficaz y no morir en el intento?

24.10.2021

El título de este artículo puede parecer algo dramático, dando a entender que hay maneras de hacer gestión que te podrían conducir a la muerte, naturalmente esto no es así, aunque en algunas ocasiones lo pudiese parecer. Veamos entonces como puedes empezar a hacer gestión en tu clínica veterinaria sin que te dejes el alma.

Pocos, muy pocos veterinarios se entusiasman con la gestión, aunque absolutamente todos los veterinarios gerentes de cualquier centro veterinario están haciendo gestión desde el primer día en que empezó su andadura como emprendedores, debiendo tomar múltiples decisiones en las diferentes áreas de la empresa de forma habitual. Para decirlo de una manera muy sencilla, llevar a cabo una buena gestión empresarial de manera eficaz es hacer todo eso que ya haces a regañadientes, pero de manera que todas las áreas de la empresa estén alineadas, y, sustentadas sobre un presupuesto anual que te servirá de guía.

Es cierto que para la mayoría de vosotros esto puede pareceros una utopía, pero lo que si os podemos asegurar es que el 95% de todos aquellos que han realizado alguno de nuestros módulos de gestión están mejorando de manera importante sus empresas, y, no me refiero solo al crecimiento en las ventas originado tras el crecimiento del sector de este preciso momento, sino a saber aprovechar ésta y otras oportunidades para hacer que sus negocios tengan una mejor posición en el mercado frente al conjunto de sus clientes.

EL CÓMO Y EL POR QUÉ DE LAS COSAS

Tan importante es saber hacer las cosas como porque las tenemos que hacer, porque de dicha tarea tendremos que hacer una interpretación, y, de ésta, la validación de si está bien hecha o si por el contrario debe ser mejorada. Exacto, lo acabas de leer, hacer gestión de manera efectiva significa hacer las cosas mejor, y, diseñar las herramientas que te permitan interpretar y validar si las mejoras se llevan a cabo. Volvemos a insistir que mejorar no es únicamente facturar más, porque si piensas solo de esta manera tendrás infinidad de problemas que no podrás controlar.

¿POR DONDE DEBO EMPEZAR?

Muchos de vosotros nos proponéis empezar por los múltiples problemas que conlleva el personal, salarios, horarios, turnos, festivos, vacaciones, etc., otros en estudiar las posibles inversiones en la adquisición del equipamiento más avanzado para ofrecer el mejor servicio a los clientes, y, otros incluso nos solicitáis herramientas de negociación con los proveedores para reducir los costes en las compras de los productos. Todos son temas tácticos que hay que tratar en gestión, claro, pero por encima de éstos hay un asunto más importante y que incluye la palabra "estrategia". Sin visión estratégica las tácticas que vayas a realizar como empresario serán poco eficientes y de resultados inesperados, así que lo primero que hay que comprender es que tenemos que tener una visión estratégica de lo que queremos para nuestra empresa en el medio y largo plazo, y, una vez hecho este paso, diseñar las tácticas del día a día para alcanzar ese escenario deseado. Exactamente igual que ocurre en el ajedrez, tendrás que modificar esas tácticas según se vayan produciendo los acontecimientos.  

CAPACIDAD PRODUCTIVA DE LA CLÍNICA

Soy consciente que utilizar estas "palabras" no ayuda mucho, pero seguro os gusta más si os digo que la capacidad productiva de vuestra clínica es transformar tiempo en la prestación de servicios veterinarios de calidad, mejor, ¿verdad? Bien, entonces teniendo en cuenta que un servicio tendrá un valor económico llamado precio de venta (PVP), y, considerando que el tiempo como tal no es una medida de valor económico, deberemos trabajar con una serie de variables económicas para conocer el precio de coste de ese tiempo (PCT), y, una vez calculado ese coste poder fijar un precio de venta (PVP) con el que nuestro negocio pueda realizar una actividad comercial y generar los recursos suficientes para poder asegurar buenos servicios de calidad a nuestros clientes y durante muchos años.

COSTES PRODUCTIVOS - EL GRAN PROBLEMA

Este es el principal problema de los gerentes veterinarios, y, por supuesto, de la mayoría de gerentes que dirigen empresas que prestan servicios. Esto es totalmente normal, y, a grandes rasgos os explico por qué.

Los servicios son intangibles, no se pueden almacenar, enseñar ni comunicar con facilidad, y, naturalmente no se pueden poner en un inventario. Además, para poder fijar los precios de venta de los servicios tenemos que calcular los costes productivos de éstos que a su vez están relacionados con todos los costes de la organización.

Los servicios tienen un alto componente de temporalidad, se deben repetir con frecuencia porque expiran con rapidez, los márgenes nunca son iguales, y, es necesario un sistema bien organizado para ofrecerlos de manera recurrente a clientes repetidores. Muy complicado ¿cierto? Vamos a explicarlo con un ejemplo sencillo.

Supongamos que realizamos una visita a un paciente, tardamos 20 minutos y le cobramos 36,50 EUR. ¿Cuál de estas dos variables tiene un alto índice de temporalidad? Por supuesto, el tiempo, ya que el precio de venta es inalterable. Ahora llega otro paciente y hacemos el mismo servicio, la misma visita de 36,50EUR, pero en lugar de tardar 20 minutos nos lleva un tiempo de 35 minutos. Independientemente de nuestro coste productivo por minuto, lo que todos tenemos que tener muy claro es que en este último caso nuestro margen será muy inferior al primero, y, si no hacemos bien las cosas, en algunos casos este margen podría ser incluso negativo, generando pérdidas. Al utilizar 15 minutos más por visita, no solo repercutirá sobre el tiempo de espera de los clientes, sino que acabaremos más tarde de nuestro horario habitual lo que podría obligarnos a afrontar otro coste en horas extras. Si esto lo multiplicamos por unos cientos de visitas, ya os podéis imaginar el resultado final, y, si por una fatalidad, esto os ocurre en otros servicios de carácter recurrente, más problemas de los deseados aparecerán con rapidez.

MODULO DE GESTIÓN I - INICIAL

Bueno, para los que hayáis llegado hasta aquí, ha llegado el momento de responder a la pregunta inicial de este artículo y satisfacer vuestra curiosidad. La principal responsabilidad de cualquier gerente para hacer gestión efectiva es diseñar un plan de viabilidad de la empresa, y, en el caso de una clínica veterinaria, definir con claridad cuál será la capacidad productiva y cuáles serán los costes productivos que permitirán afrontar con garantías de éxito alcanzar el nivel de ingresos deseado (diseño de un presupuesto).

Tras varios años trabajando con gerentes veterinarios, y, viendo la gran necesidad que hay en este sentido, en myvetpet consulting hemos diseñado el MODULO DE GESTIÓN INICIAL I, con el objeto de posibilitar a todos los gerentes veterinarios afrontar con éxito los primeros pasos hacia una gestión efectiva de sus negocios, ofreciendo un servicio especializado con herramientas fáciles de trabajar, y, junto a un acompañamiento en el que explicamos cómo realizar estos pasos, porqué se deben hacer, y, de qué manera se interpretarán los resultados que obtendremos.

Posted by David Vargas 

(*) Descarga nuestra tarifa de servicios módulos de gestión